在20 9年還沒有疫情的時候,居家遠距辦公(WFH)只是學術研究的探討議題,也只是員工對未來工作型態的科幻想像,結果一場突襲式的疫情,傳統的辦公室工作型態,被逼迫著快速發展為居家遠距辦公的型態。
歷經兩年多的COVID-19疫情,全球主要的經濟體國家,幾乎都是採取漸進開放的防疫模式,鼓勵民眾面對疫情,逐步回復正常的生活型態。因此,美國許多實施居家遠距辦公的企業,也開始要求員工必須返回辦公室上班。從管理者的角度來看,這是一個合理而簡單的要求,只是把大家的工作型態回復到2019年疫情發生之前的正常型態。但是有某部份員工,反而認為這是退步的決策,對未來的工作型態開倒車。
最近就有兩個有趣的案例。美國蘋果(Apple)公司在實施兩年的遠距辦公之後,開始要求員工必須從2022年5月起,每周至少要有三天是待在辦公室裡工作,引起部份的員工反彈,最後雖然妥協,更改規定為每周至少要有兩天出現在辦公室。結果,負責機器學習(Machine Learning)的主管Ian Goodfellow卻憤而離職,重新回到前公司Google任職。
美國Airbnb公司在2020年裁員25%之後,執行長布萊恩(Brian Chesky)反而在疫情趨緩後,大力鼓吹員工可以自由選擇遠端工作地點。因為,Airbnb在2021 年的營收比2019年增加了25%,他認為營收成長要歸功於員工的彈性運作模式,特別是讓員工自由的選擇工作地點。他強調,企業不能永遠只在通勤範圍內尋找優秀人才,永久的遠端工作不應該只是個夢想,世界在疫情期間已經變得更有彈性,想要應付更多不確定的未來,企業必須更相信員工的自發性團隊運作。
乍看這似乎這是兩個不同的案例,其實共同的交集在於,擔憂員工長期遠距工作之後,彼此之間產生社交疏離感。Apple要求每週至少要出現在辦公室兩天,Airbnb 的遠距工作細則,要求員工必須參加公司舉辦的定期聚會,每季一次,為期一週,主管階層的聚會次數會更頻繁。
英國歐睿國際公司( Euromonitor International)2022年最新研究結果指出,疫情已經完全改變人類的生活價值觀,人們不可能再回到2019年的生活方式,未來的生活型態已經產生劇變(The Great Life Refresh),所有提供給顧客的產品和服務體驗都必須被改變;因為元宇宙的興起(The Metaverse Movement),未來的數位世界是模擬和3D的市場,多數人的消費習慣將從持有轉變為體驗,即使居住在都市裡,也想要享受有如田園般的生活型態(Rural Urbanites)。
生活型態價值觀的改變,同時意味著工作型態價值觀,也會跟著改變。人們因為疫情突起而被強迫WFH,剛開始的不適應,已經逐漸轉變為工作效益,人們突然發現,減少的通勤時間,反而可以增加工作效率;在家裡工作對家庭的影響,沒有想像的嚴重;家人反而更了解自己的工作內容,似乎讓自己可以更投入工作。過去認為不能把工作帶回家庭,認為工作不能成為生活的一部份,認為工作與家庭必須涇渭分明的價值觀,完全被WFH翻轉了。
居家遠距辦公最大的挑戰不是企業與員工的信任關係,而是組織學習與發展的轉變,企業必須重新考量如何運用學習科技,建構合適的組織學習生態系,員工回到辦公室的功能,不再是坐在自己的位置,繼續昨天在家裡沒有完成的工作,而是應該要積極參與組織的學習活動,辦公室不再是工作場域,而是能夠提升員工職能的學習與社交活動的場域。組織營運績效必須仰賴學習與發展的功能,才能促使員工的績效目標和組織的績效目標趨於一致。
美國肯布蘭查德公司(The Ken Blanchard Companies)的2021年研究指出,在疫情期間訪查逾1,000名中高階主管、學習與人才發展專家之後發現,許多企業在疫情發生之後,都快速的將實體的面對面訓練,轉變為線上指導訓練課程,實體課程占比從疫情前的63%降到9%,線上課程占比從10%增加到53%,自主線上學習也從14% 上升到24%(圖1)。雖然多數企業都能夠快速的應變,但是仍然面臨著從實體轉換到虛擬的困境挑戰,有40%的受訪者認為,組織提供的線上訓練課程,依然存在著設計、傳遞及科技使用的困難度。
英國人力資源協會(CIPD)與艾森哲(Accenture)公司的共同研究指出,疫情期間的社交距離限制和遠距居家工作,導致2021年的網路研討會和虛擬訓練教室,比2020年的36%,還增加了15%。但是採用新興科技發展教育訓練的比例仍然很低,專家預期中將被應用在數位授課的「行動Apps、聊天機器人、VR、AR」等數位學習科技,並沒有被大量的應用,這顯示雖然數位學習的需求量大幅增加,但匆促的邁向數位學習授課的結果,卻是缺乏互動與體驗的數位學習科技應用,這表示有許多的組織還沒有準備好完整的數位學習機制,所以不能提供員工多元的混成學習(Blending Learning)以取得最佳的學習綜效。
2018年美國學者古鐵雷斯(Karla Gutierrez) 的研究發現,因為數位影視音科技的使用便利性,使得人們愈來愈習慣透過社交媒體,傳遞各類型的數位檔案與訊息,每日接收海量訊息的結果,導致注意力跨度(Attention Span)日漸縮短,人們的學習能力逐漸傾向微學習(Microlearning)發展。
古鐵雷斯的研究結論指出:(1)採用微學習方法的在職訓練,跟長時間傳統訓練課程相比較,微學習員工的學以致用效率高出17%;(2)有80%的學習者,表示偏好微學習;(3)學習者對短小課程的參與度,比長時間訓練課程高出50%;(4)每次3~7分鐘的微學習時間,與人類的工作記憶能力及注意力跨度恰好相輔相成。
最好的微學習要盡可能的,不打擾員工的工作方式與效能,讓員工隨時取得、隨時學習,運用零碎的時間,專注學習短小的課程,而且還要很容易的複習觀看,最好是在工作中遇到問題時,就能立刻透過微學習課程,學習關鍵重點與訣竅,符合隨學隨用的需求,才能產生高效率的學以致用。
當員工的WFH逐漸成為永久性的常態時,員工回到辦公室不再是工作,而是要強化同事之間的社交互動與組織學習活動,透過微學習的方式讓員工在家裡先學習基礎知能,回到辦公室依據所學習到的知能,參與更深度的學習活動,而且必須是能激發彼此的互動與討論的學習方式,不能再把會議室當做教室來使用。
展望未來,許多應用數位科技的在職學習方法,數位微學習已經被證實是有效的方法,而且與傳統學習方法相比較,可以減少30%~50%的訓練成本,透過長期短時的數位微學習訓練方法,能夠逐漸訓練員工的冰山下特質,還可以避免冗長大量的填鴨式學習,減少員工的學習時數,縮短員工的學習曲線,提升員工的學習動機與效率,是具有經濟效益的在職訓練方法。